A política do escritório vem antes da escolha do produto
As obrigações profissionais em torno da confidencialidade do cliente, do sigilo, da retenção e da preservação legal não são satisfeitas ao escolher um aplicativo bem projetado. Elas são satisfeitas ao seguir os sistemas que o seu escritório aprovou e documentou.
Comece por aí. Uma ferramenta escolhida pessoalmente que entra em conflito com a política do escritório cria um problema independentemente de quão boa seja a sua criptografia.
O que um cofre de consumo não fornece
A criptografia trata da confidencialidade em repouso. Ela não estabelece o registro de acessos, os cronogramas de retenção, a conformidade com a preservação legal, a organização por caso, a verificação de conflitos ou uma cadeia de custódia defensável.
Essas são as propriedades sobre as quais as obrigações profissionais de fato se apoiam, e não se deve presumir que um aplicativo que não as reivindica as entregue.
Quando a captura móvel é genuinamente necessária
Às vezes, uma fotografia precisa ser tirada em um telefone. O princípio então é o trânsito em vez do armazenamento: capture, transfira prontamente para os sistemas autorizados, verifique a transferência e remova a cópia temporária conforme a política.
O telefone é um dispositivo de captura nesse fluxo, não um repositório.
Requisitos práticos
- Confirme a aprovação do dispositivo e da aplicação com o escritório antes de usar qualquer um.
- Mantenha o material pessoal e o dos clientes em armazenamentos genuinamente separados.
- Documente as responsabilidades de retenção, exportação, backup e resposta a incidentes.
- Verifique cada transferência para o armazenamento autorizado antes de excluir a cópia móvel.
- Conheça o processo do escritório para uma suspeita de perda ou divulgação antes que uma ocorra.
Dois erros graves
- Usar uma biblioteca de fotos na nuvem pessoal para o material de admissão de clientes.
- Excluir material que está sujeito a uma preservação legal.
Escopo deste guia
Isto descreve uma prática geral de tratamento de informações. Não é aconselhamento jurídico e não trata das regras de nenhuma jurisdição ou ordem dos advogados em particular.
As suas regras de conduta profissional prevalecem, e onde esta orientação entra em conflito com elas, elas vencem.
Jonas começa com um teste não sensível: «Confirma a aprovação do dispositivo e do aplicativo com o escritório». Em seguida, Jonas segue a segunda verificação: «Separa o armazenamento pessoal e o dos clientes». Este cenário fictício ilustra o processo de decisão; não é um relato de testes de produto.
- Usar uma biblioteca na nuvem pessoal para a admissão de clientes
- Excluir material sujeito a preservação legal
A criptografia torna um aplicativo legalmente conforme?
Não. A conformidade depende de todo o contexto organizacional, contratual, técnico e jurisdicional.
O que devo verificar antes de confiar em fotos e arquivos privados de clientes no telefone de um advogado?
Para fotos e arquivos privados de clientes no telefone de um advogado, verifique o item protegido após um bloqueio completo, identifique cada cópia restante e confirme a recuperação antes de excluir um original insubstituível. Os controles exatos dependem do dispositivo, da versão do sistema operacional e do modelo de armazenamento descritos neste guia.
Fotos e arquivos privados de clientes no telefone de um advogado remove todas as outras cópias?
Não. Ao considerar fotos e arquivos privados de clientes no telefone de um advogado, trate exportações, bibliotecas na nuvem, mensagens, downloads, destinatários, backups e pastas de itens excluídos como cópias ou limites de armazenamento separados que exigem sua própria revisão.