Kanzleirichtlinie kommt vor Produktwahl
Berufspflichten rund um Mandantenvertraulichkeit, Privileg, Aufbewahrung und rechtliche Sicherung werden nicht durch die Wahl einer gut gestalteten App erfüllt. Sie werden erfüllt, indem man den Systemen folgt, die Ihre Kanzlei genehmigt und dokumentiert hat.
Beginnen Sie dort. Ein persönlich gewähltes Werkzeug, das mit der Kanzleirichtlinie kollidiert, schafft ein Problem, wie gut seine Verschlüsselung auch ist.
Was ein Verbrauchertresor nicht bietet
Verschlüsselung adressiert Vertraulichkeit im Ruhezustand. Sie stellt keine Zugriffsprotokollierung, Aufbewahrungspläne, Einhaltung rechtlicher Sicherungen, mandatsbasierte Organisation, Interessenkonfliktprüfung oder eine belastbare Verwahrkette her.
Das sind die Eigenschaften, auf die Berufspflichten tatsächlich abstellen, und von einer App, die sie nicht beansprucht, sollte man nicht annehmen, dass sie sie liefert.
Wenn mobile Erfassung wirklich nötig ist
Manchmal muss ein Foto auf einem Telefon aufgenommen werden. Das Prinzip ist dann Transit statt Speicherung: erfassen, umgehend in autorisierte Systeme übertragen, die Übertragung prüfen und die temporäre Kopie gemäß Richtlinie entfernen.
Das Telefon ist in diesem Ablauf ein Erfassungsgerät, kein Ablageort.
Praktische Anforderungen
- Bestätigen Sie die Geräte- und Anwendungsgenehmigung mit der Kanzlei, bevor Sie eines von beiden nutzen.
- Halten Sie persönliches und Mandantenmaterial in wirklich getrenntem Speicher.
- Dokumentieren Sie Verantwortlichkeiten für Aufbewahrung, Export, Sicherung und Vorfallreaktion.
- Prüfen Sie jede Übertragung in autorisierten Speicher, bevor Sie die mobile Kopie löschen.
- Kennen Sie den Prozess der Kanzlei für einen vermuteten Verlust oder eine Offenlegung, bevor einer eintritt.
Zwei ernste Fehler
- Eine persönliche Cloud-Fotomediathek für Mandantenaufnahmematerial zu nutzen.
- Material zu löschen, das einer rechtlichen Sicherung unterliegt.
Geltungsbereich dieses Leitfadens
Dies beschreibt allgemeine Praxis der Informationshandhabung. Es ist keine Rechtsberatung und behandelt nicht die Regeln einer bestimmten Rechtsordnung oder Anwaltskammer.
Ihre berufsrechtlichen Regeln gelten, und wo diese Anleitung mit ihnen kollidiert, gewinnen sie.
Jonas beginnt mit einem nicht sensiblen Test: „Bestätigen Sie die Geräte- und App-Genehmigung mit der Kanzlei.“ Als Nächstes folgt Jonas der zweiten Prüfung: „Trennen Sie persönlichen und Mandantenspeicher.“ Dieses fiktive Szenario veranschaulicht den Entscheidungsprozess; es ist kein Bericht über Produkttests.
- Eine persönliche Cloud-Mediathek für Mandantenaufnahmen nutzen
- Material löschen, das einer rechtlichen Sicherung unterliegt
Macht Verschlüsselung eine App rechtlich konform?
Nein. Konformität hängt vom vollständigen organisatorischen, vertraglichen, technischen und rechtlichen Kontext ab.
Was sollte ich prüfen, bevor ich mich auf „Private Mandantenfotos und -dateien auf dem Telefon eines Anwalts“ verlasse?
Für „Private Mandantenfotos und -dateien auf dem Telefon eines Anwalts“ prüfen Sie das geschützte Objekt nach einer vollständigen Sperre, identifizieren Sie jede verbleibende Kopie und bestätigen Sie die Wiederherstellung, bevor Sie ein unersetzliches Original löschen. Die genauen Steuerungen hängen vom Gerät, der Betriebssystemversion und dem in diesem Leitfaden beschriebenen Speichermodell ab.
Entfernt „Private Mandantenfotos und -dateien auf dem Telefon eines Anwalts“ jede andere Kopie?
Nein. Wenn Sie „Private Mandantenfotos und -dateien auf dem Telefon eines Anwalts“ erwägen, behandeln Sie Exporte, Cloud-Mediatheken, Nachrichten, Downloads, Empfänger, Sicherungen und Ordner gelöschter Objekte als getrennte Kopien oder Speichergrenzen, die eine eigene Prüfung erfordern.