事務所の方針が製品の選択より先
依頼者の秘密保持、秘匿特権、保管、法的保全に関する職業上の義務は、よく設計されたアプリを選ぶことでは満たされません。それらは、事務所が承認し文書化したシステムに従うことで満たされます。
そこから始めてください。事務所の方針と衝突する、個人的に選んだツールは、その暗号化がどれだけ優れていようと、問題を生みます。
消費者向けの保管庫が提供しないもの
暗号化は保存時の機密性に対処します。アクセスのログ、保管のスケジュール、法的保全への準拠、案件ごとの整理、利益相反の確認、あるいは弁護可能な管理の連鎖を確立するわけではありません。
それらこそ、職業上の義務が実際に依拠する性質であり、それらを主張しないアプリが、それらを提供すると思い込むべきではありません。
モバイルでの撮影が本当に必要なとき
時には写真を電話で撮らなければなりません。そのときの原則は、保管ではなく移送です。撮影し、速やかに承認されたシステムへ移送し、その移送を検証し、方針に従って一時的なコピーを取り除きます。
そのワークフローでは、電話は保管庫ではなく撮影の道具です。
実際的な要件
- どちらを使う前にも、事務所と端末およびアプリケーションの承認を確認します。
- 個人の素材と依頼者の素材を、本当に別々のストレージに保ちます。
- 保管、エクスポート、バックアップ、インシデント対応の責任を文書化します。
- モバイルのコピーを削除する前に、承認されたストレージへの各移送を検証します。
- 紛失や開示の疑いが生じる前に、事務所のそのプロセスを把握します。
2つの深刻な誤り
- 依頼者の受任時の素材に、個人のクラウド写真ライブラリを使うこと。
- 法的保全の対象となる素材を削除すること。
このガイドの範囲
これは一般的な情報の取り扱いの実務を説明します。法的助言ではなく、特定の法域や弁護士会の規則を扱うものではありません。
あなたの職業行為の規則が支配し、この案内がそれらと衝突する場合は、それらが優先します。
Jonas はまず、機微でないデータでテストします。「事務所と端末およびアプリの承認を確認する」。次に Jonas は2つ目の確認手順に従います。「個人と依頼者のストレージを分ける」。この架空のシナリオは判断の流れを示すものであり、製品テストの報告ではありません。
- 依頼者の受任に個人のクラウドライブラリを使うこと
- 法的保全の対象となる素材を削除すること
暗号化はアプリを法的に準拠させますか？
いいえ。準拠は、組織、契約、技術、法域のすべての文脈によります。
「弁護士の電話上のプライベートな依頼者の写真とファイル」に頼る前に何を確認すべきですか？
「弁護士の電話上のプライベートな依頼者の写真とファイル」については、完全にロックした後に保護された項目を検証し、残っているすべてのコピーを特定し、代替不可能な原本を削除する前に復旧を確認してください。正確な制御は、このガイドで説明する端末、オペレーティングシステムのバージョン、ストレージのモデルによります。
「弁護士の電話上のプライベートな依頼者の写真とファイル」は他のすべてのコピーを取り除きますか？
いいえ。「弁護士の電話上のプライベートな依頼者の写真とファイル」を検討する際は、エクスポート、クラウドライブラリ、メッセージ、ダウンロード、受信者、バックアップ、削除済み項目のフォルダを、それぞれ独自の見直しを要する別個のコピーやストレージの境界として扱ってください。